actsuriname.org

Имейлът е променил комуникацията с лица в света на бизнеса, като е намалил употребата на традиционни бизнес писма и е предоставил по-бърз начин за предаване на послание на клиенти, колеги и надзорници. С технологичната промяна обаче идват и неизбежните заблуди за това как да се пишат бизнес имейли. Поради бързия си характер и непринуденото усещане, бизнес имейлите често не носят същото ниво на професионализъм и яснота като бизнес писмата, но с подходящи инструкции, грижи и редактиране, вашите бизнес имейли могат да бъдат също толкова професионални, колкото всяко писмо на хартиен носител.

Ползи

Включването на имейли в бизнеса е помогнало за глобализацията на много индустрии поради бързото предаване на съобщения. Независимо дали изпращате бизнес писмо до Ню Йорк или Лондон, преди да изпратите имейл и факс, комуникацията отне много повече време, отколкото сега. Имейлът спестява време и от своя страна увеличава комуникацията и производителността.

Значимост

Около 145 милиона души използват имейли по бизнес причини в Северна Америка - според Ferris Research през 2010 г. - докато средният потребител на бизнес имейл изпраща около 600 имейла на седмица. След включването си в света на бизнеса, електронната поща заема водеща роля в бизнес комуникацията, оказвайки допълнителен натиск върху хората да изпращат изключителни имейли. Поради големия обем съобщения, оставящи средния бизнес имейл адрес, е трудно да се изпращат последователно перфектно, граматично правилно и добре структурирано съдържание, но лошо написаният, неструктуриран имейл може да има значителни негативни ефекти върху вас и вашата компания.

Характеристика

Бизнес имейл трябва да бъде структуриран ефективно, защото повечето получатели нямат време да преглеждат много текст в имейл, само за да намерят основната точка. Бизнес имейлите трябва да посочват целта на съобщението в началото на текста, използвайки тялото като шанс да завържете свободни краища и да обясните объркващи точки, както и заключението, за да обобщите въведението и да издадете кратък знак. Ключът е да поддържате имейла възможно най-кратък, без да жертвате важна информация или бизнес такт. Характеристиките на бизнес имейл са формулирани, позволявайки на получателите да знаят какво точно да очакват структурно и къде да търсят отговори.

Предупреждения

При писането на бизнес имейли има някои „не“, които ще предотвратят неудобства или обиди на получателя ви, както и ще ви попречат да изглеждате непрофесионално. Тези точки трябва да се следват религиозно, защото това пряко засяга вас и вашия бизнес и може да навреди на отношенията ви с определени хора.

Не изпращайте HTML имейли. Много хора имат имейл акаунтите си настроени на „Само текстови имейли“, така че HTML ще излезе объркан и неорганизиран, като побеждава целта на цялото съобщение.

Не изпращайте прикачени файлове или снимки в текст в имейлите си, освен ако клиентът не ви поиска. Някои хора все още имат комутируеми връзки или бавни мрежови връзки, които често се запушват, ако неоправдани прикачени файлове се изпращат до техните пощенски кутии. Получателят няма да се радва, ако Интернет му разопакова прикачен файл за един час и замрази връзката.

Ако изпращате имейл за акции на куп хора, не забравяйте да промените цялата приложима информация, така че да се отнася за всеки получател. Започнете, като се обърнете към всеки получател с неговото собствено и / или фамилно име и не забравяйте да промените други подробности като име на фирма, адреси и информация за контакт. Колкото и голяма да е болката, това е по-добре, отколкото да изпратите на г-н Джонсън главен изпълнителен директор съобщение, адресирано до Дебра Фланери, директора за връзки с обществеността.

Пазете деликатна информация от имейлите и изключете името си от противоречия. Ако естеството на вашия бизнес с човек включва чувствителни мнения или лоши новини, просто ги извикайте, за да обсъдите проблема. Има определени съобщения, с които не искате името ви да се свързва по лични причини, така че запазете името си и не се страхувайте да се обадите по телефона.

Съображения

Много от имейлите ви служат като единствения ви шанс да се свържете с клиент за бизнес. Колкото и да е хубаво да може да се даде на всеки бъдещ клиент персонализирано лично внимание, това не е реалистично. Вашите бизнес имейли - от първия до последния - трябва да носят най-високо ниво на професионализъм, структура, граматика, пунктуация и лаконичност. Разбирайки предимствата, значимостта, анатомията и действията табу в бизнес имейл, можете да започнете да променяте случайната стигма, свързана с писането на имейли. Преди да изпратите служебния си имейл, прочетете го няколко пъти и ако имате някой под ръка, помолете го да го редактира. Втори чифт очи винаги е нещо добро.