actsuriname.org

Ефективният имейл създава резултата, предвиден от автора. Ако например съобщението е заявка за информация до определена дата, получателят ще разбере. Ефективният имейл предоставя на получателя ясно разбиране за намерението на подателя. Лошо написаният имейл, напротив, може да предизвика объркване и да създаде лошо мнение на подателя. Компании от всякакъв мащаб могат да постигнат приемлив стандарт на писмена комуникация, включително имейл, като предлагат вътрешни инструкции за писане на бизнес и изискват използването на ръководство за стил.

Стандарти за имейл

Писането в имейлите трябва да бъде ясно, кратко и граматически правилно. Лошата граматика, правописът и неправилната структура на изреченията могат да разсеят читателя. Писателите трябва да се опитват да бъдат директни, информативни и ориентирани към решения. Кратките, кратки имейли са удобни за читателите и обикновено успяват да предадат съобщението. Идеалният размер на съобщението може да бъде два или три абзаца с не повече от пет реда. Писателят трябва да посочи целта на имейла в началото на съобщението и да даде желания резултат - например датата на падежа за отговор - в края.

Редът на темата

Помислете за темата като заглавие на статия във вестник или списание. Тя трябва да бъде мощна, привличаща вниманието и точно свързана със съдържанието или целта на имейла. Добрата тема ще привлече вниманието на получателя и ще го накара да отвори имейла и да го прочете. Бизнес имейлите трябва да се конкурират с много други съобщения във входящите кутии на компанията. Неясните теми могат да доведат до отхвърляне или пренебрегване на важен имейл. Това може да доведе до забавяне на пратката или разочарование на клиента. Може да бъде ефективно да повторите краен срок в темата.

Съдържание

Поздравите трябва да бъдат персонализирани във възможно най-голяма степен. Ако не е възможно да се намери името на получател, имейлът трябва да бъде адресиран поне до отдел. Имейл без посочен получател може да остане непрочетен. Не трябва да има повече от една тема на имейл. Ако служител общува с един отдел или лице по три отделни теми, тя трябва да изпрати три имейла. По този начин всяка тема ще продължи да има смисъл в по-късните имейли и отговори. Използването на всички главни букви или получер шрифт за ударение трябва да бъде сведено до минимум. Тази практика може да досажда на получателите, които не се интересуват от такива визуални сигнали. Блокът с подписи на бизнес имейли трябва да включва пълна информация за контакт.

Ръководство за стил

Начин за минимизиране на проблемите с имейла на работното място е създаването на наръчник за стил, който информира служителите за правилния начин за комуникация по електронен път. Първоначално компанията би могла да посъветва членовете на персонала да се обърнат към една от пътеводителите, които се предлагат в книжарниците. Компанията може да възприеме определени начини за провеждане на комуникация по имейл от книгата и от други източници. В крайна сметка ще има достатъчно информация, която компанията да може да компилира в собственото си ръководство за електронна поща.