actsuriname.org

Изграждането на счетоводна програма, която защитава финансовата цялост на бизнеса, зависи от прилагането на няколко ключови принципа. Те обикновено са известни като вътрешен контрол.

Терминът "вътрешен контрол" обикновено напомня контрола върху измамите. Това обаче е само един аспект на контрола в счетоводните системи. Другите са ефективни и ефикасни операции, надеждно отчитане и спазване на приложимите закони и разпоредби.

Предотвратяване на счетоводни измами

Измамата струва на малкия бизнес в САЩ средно 6% от приходите. Това възлиза на около 400 милиарда долара годишно. Правилно организираният счетоводен отдел е първата линия на защита срещу тази загуба.

Самият счетоводен отдел трябва да бъде освободен от възможността да премахва средства или активи на компанията. За да се предотвратят неоторизирани плащания или покупки, различните функции на задълженията, като нареждане, одобряване на фактури, рязане на чекове, подписване на чекове и съгласуване на банковата сметка, трябва да се извършват от различни хора. Това може да е трудно да се направи в малък офис, но все още е възможно внимателно наблюдение на банковата дейност по собственост.

По същия начин събирането на касови бележки и възстановяването на стоки също трябва да се извършва от множество служители, за да се намали рискът.

Други предотвратяване на измами

Счетоводният отдел също трябва да отговаря за проследяването на материалното имущество, притежавано от компанията. Трябва да се поддържа списък на такива предмети като инструменти, офис оборудване и машини. Поне веднъж годишно всеки артикул трябва да бъде физически разположен и регистриран. Разходите трябва да бъдат издавани на служителите, които ще отговарят за грижите им.

По-важно от контрола, насърчаването на положителна работна среда намалява измамите на служителите и увеличава производителността. Създайте етичен кодекс, който да се прилага за всички. Слушайте служителите и създайте програма за подпомагане на хората с проблеми. Служителите, които мислят за компанията като за семейство, ще допринесат повече за нейния успех.

Точно отчитане

Система за вътрешен контрол осигурява предоставянето на своевременна и точна финансова информация на ръководството. Редовното проследяване на междинните срокове в счетоводния цикъл осигурява своевременно предоставяне на информация. Внимателно изработените процедури ще допринесат за последователност и точност.

Персоналът на задълженията по сметки трябва да има дефиниция за всеки от разходните сметки в системата. Например, жилищна сграда има отделни сметки за вода, използвана за озеленяване и вода, използвана от наемателите. Комбинирането на плащанията в тези сметки изкривява разходите --- и може да скрие проблем.

По същия начин счетоводителите по приходите (в малък офис, задълженията и вземанията могат да се обработват от едно и също лице) също трябва да получат инструкции за последователно отчитане на получените плащания.

Мениджърите трябва да имат възможност да преглеждат и обясняват разликите в действителните приходи и разходи. Това е последна възможност за коригиране на счетоводни грешки и предоставя повече информация на ръководството.

Ефективна и ефективна работа

Оперативното управление зависи от финансовата информация, предоставена от счетоводния отдел.

Например производственият или строителният бизнес се нуждаят от подробна система за разходи за работа, за да предоставят на собствеността точни данни за действителните разходи за всяка работа. При търговците на дребно същото важи и за себестойността на продадените стоки. Без тази информация тези фирми не са в състояние да определят конкурентни цени на своите продукти или услуги. Цената е твърде висока и те не могат да продадат своя продукт; на твърде ниска цена, всяка продажба представлява нетна загуба за компанията.

Бързото и точно плащане на данъци, включително удържането на заплати, също е жизненоважна функция на счетоводния отдел. Късното плащане на федералните данъци върху заплатите може да доведе до забавяне на такси до 15 процента от общата дължима сума и тъй като IRS прилага плащания в реда, в който са получени, едно забавяне на плащането може да доведе до последващи плащания, налагащи санкции.

По този начин правилно организираният счетоводен отдел допринася директно за крайния резултат на компанията.