actsuriname.org

Независимо дали вашият бизнес използва Microsoft Outlook, защото е в комплект с вашия пакет Office Professional или защото сте го избрали за определени функции, увеличете максимално начина, по който Outlook 2007 отива да работи за вас, като персонализирате софтуера. Две от най-големите функции на Outlook - имейл и календар - може да бъдат променени и усъвършенствани, за да ви помогнат по-добре през деня. Можете да намалите начина, по който ви прекъсват, или да програмирате Outlook, за да ви подтикне да изпълнявате определени задачи. След като приспособите Outlook 2007 към вашите изисквания, ще откриете, че той може да доставя повече от просто доставяне на имейл.

електронна поща

1

Щракнете върху менюто Инструменти от бутона за офис на Outlook и изберете „Опции“, което отваря прозореца с опции. Щракнете върху раздела „Предпочитания“ и превъртете до раздела за електронна поща. Щракнете върху менюто „E-mail Options“, което отваря прозореца E-mail Options. Щракнете върху раздела „Разширени опции за имейл“, който отваря прозорец със същото име. Поставете отметка в квадратчето „Показване на предупреждение за нов работен плот на пощата“ в раздела „Когато в моята пощенска кутия пристигнат нови елементи“. След като щракнете върху това, бутонът „Настройки за настолни предупреждения“ е активиран. Щракнете върху бутона и плъзнете лентите наляво или надясно, за да персонализирате колко дълго и колко видимо се появява новото предупреждение по имейл на вашия монитор. Обърнете внимание, че ако полето „Показване на предупреждение за нов пощенски работен плот“ вече е отметнато, щракването върху него отново ще премахне отметката и ще каже на Outlook да не ви предупреждава на работния плот.

2

Щракнете върху менюто Инструменти от бутона за офис на Outlook и изберете „Опции“, което отваря прозореца с опции. Щракнете върху раздела „Предпочитания“ и превъртете до раздела за електронна поща. Щракнете върху менюто „Опции за имейл“, което отваря прозореца с опции за имейл. Превъртете до „Запазване на копия на съобщения в папката Изпратени“ и щракнете върху отметка в квадратчето. Това ще архивира вашите изходящи съобщения. Обмислете колко съобщения изпращате и дали това може бързо да стане твърде много, за да искате да прегледате по-късно. Имайте предвид, че ако квадратчето вече е отметнато, щракването върху него отново ще премахне отметката и ще каже на Outlook да не запазва вашите съобщения.

3

Направете място на екрана на Outlook, за да виждате имейл съобщенията си, без действително да ги отваряте, като щракнете върху раздела „Преглед“. Щракнете върху опцията „Прозорец за четене“ и след това щракнете върху „Отдолу“ или „Надясно“, за да кажете на Outlook къде да отвори този прозорец. За да тествате изгледа, щракнете веднъж - вместо да щракнете двукратно, за да отворите - върху имейл и вижте как той се появява в екрана. Ако имате и не искате прозореца за четене, щракнете върху раздела „Изглед“, щракнете върху „Прозорец за четене“ и след това щракнете върху „Изключено“.

Календар

1

Щракнете върху връзката Календар в долната лява част на екрана. Щракнете върху раздела „Преглед“ и след това върху раздела „Персонализиране на текущия изглед“. Изберете „Персонализиране на текущия изглед“ и ще се отвори прозорец Персонализиране на изгледа. Щракнете върху раздела Други настройки, който отваря прозореца Format View. Щракнете върху опциите, за да персонализирате календара, като например да изберете цветно, по-малко или различно лице на шрифта. Щракнете през три екрана „OK“, за да се върнете към Outlook с персонализирания календар.

2

Намалете или увеличете напомнянията си за предстоящи срещи, като щракнете върху връзката Календар. Щракнете върху менюто Инструменти и изберете „Опции“, което отваря прозореца с опции. Щракнете върху раздела „Предпочитания“ и превъртете до раздела Календар. Поставете отметка в квадратчето „По подразбиране напомняне“ и след това върху падащото меню „По подразбиране напомняне“. Променете времето за напомнянията, като увеличите или намалите стъпките им по желание. Имайте предвид, че ако квадратчето „Напомняне по подразбиране“ вече е отметнато, щракването върху него ще премахне отметката и ще настрои Outlook да не показва напомняния по подразбиране. Щракнете върху „OK“, за да направите промените.

3

Щракнете върху връзката Календар в долната лява част на екрана. Щракнете върху раздела „Преглед“ и след това върху раздела „Персонализиране на текущия изглед“. Щракнете върху раздела „Други настройки“, който отваря прозореца Изглед на формат. Щракнете върху падащото меню „Часова скала“ и изберете стъпка, която да се показва в календара. По подразбиране Outlook е 30 минути. За да видите повече от деня си, увеличете нарастването, например до 60 минути. За по-фини детайли изберете по-малка стъпка, като например 15 минути, въпреки че това може да изисква да се наложи да превъртите екрана. Щракнете през два екрана „OK“, за да се върнете към Outlook с персонализирания календар.