Основи на управлението на договори

Собствениците на фирми имат важни функции, когато става въпрос за управление на договорите, които сключват с доставчици, клиенти и служители. Областта на управлението на договорите се стреми да предостави скелет на съвети и инструменти за подпомагане на мениджърите при договаряне на условия, писане на договори, осигуряване на съответствие и отчитане на резултатите. В процеса на управление на договорите има девет стъпки.

Покана за почерпка

Процесът на управление на договора започва, когато фирмите издават „покана за лечение“. Този правен термин просто означава, че бизнесът е готов да получава оферти за продукти или услуги, че иска да наеме нов служител или че иска да сключи споразумение с доставчик. С други думи, бизнесът е готов да сключи договор по конкретна причина.

Автор на договора

След като поканата за лечение е очевидна, бизнесът може да приеме оферти за потенциалния договор. Служител може да влезе за свободна позиция или продавач може да подаде оферта за предоставяне на услуга на бизнеса, например. Сега бизнесът може да започне да пише договора въз основа на условия, подходящи за споразумението. Тези условия могат да бъдат продиктувани от закона и понякога са специфични за ситуацията. Законът изисква например на служителите да се плаща минимална заплата и това трябва да бъде отразено в договора. Докато договорите също могат да се сключват устно, повечето фирми сключват авторски или писмени договори, за да избегнат правни клопки, които могат да възникнат при устни споразумения. Вашият бизнес може да помисли за търсене на съвет от адвокат при създаването на договор, за да гарантира, че правният език е легитимен и точен.

Преговори

Преговорите често се случват едновременно с създаването на договора. Двете страни на споразумението обсъждат условията и условията и вземат решение за взаимно съгласен набор от обещания и задължения. Договорното право изисква договаряне между страните по договора. Това означава, че всяка страна трябва да даде или обмени нещо в полза на другата. Например, когато продавате продукт на клиент, клиентът получава предимството на артикула, а вие получавате печалбата.

Приемане

Етапът на приемане на процеса на управление на договора често е най-разочароващ, тъй като едната или двете страни може да не са доволни от условията, посочени в договора. Ако продавате продукти или услуги, може да не изпитате такъв проблем, тъй като клиентът или ще купи продукта, или не. Ако обаче имате работа с доставчици или с наемане на служители, може да се наложи да се върнете към етапа на преговорите преди приемането на договора.

Екзекуция

Страните, които приемат договор, обикновено правят нещо, което да означава приемането. Това се нарича екзекуция. В писмен договор изпълнението се случва, когато двете страни подпишат договора, често пред свидетел. При устни договори изпълнението обикновено се случва, когато едната страна дава пари в замяна на продукт или услуга от другата. В договор, основан на услуга, изпълнението включва и изпълнение на задълженията или задълженията, посочени в договора. Ако например наемете някой да боядисва вашия офис, той трябва да го направи в условията и ограниченията, посочени в договора.

Осигуряване на съответствие

Управителят на договора или собственикът на бизнеса трябва да се погрижи да гарантира, че всички условия в договора са спазени и от двете страни. Ако едната страна не успее да отговори на нейната страна на сделката, другата страна може да съди за нарушение на договора, което може да струва скъпо. Тази стъпка от процеса е може би най-важната, за да се обърне внимание.

Изменение на договора

Понякога едната или двете страни по договора считат за необходимо да променят своите условия. Художникът, когото сте наели, може да се нуждае от няколко допълнителни дни, за да завърши работата, или може да решите да дадете повишение на служителите си. В тези случаи обикновено се издава нов договор.

Одит и отчитане

Повечето предприятия участват в тримесечни, полугодишни или годишни одити. Тези одити дават на бизнеса шанс да се увери, че всички договори за този период от време са изпълнени правилно и че всички неизплатени дългове са поети. Вашият съвет на директорите, инвеститорите или други ключови заинтересовани страни също може да искат отчет за вашите изпълнени и текущи договорни ангажименти; процесът на одит ви дава възможност да съберете документите, за да докажете как сте похарчили пари и разпределени ресурси.

Подновяване на договора

Ако искате да продължите да използвате определен доставчик, трябва периодично да преглеждате и подновявате договора. Може да се наложи да повторите процеса на договаряне, за да сте сигурни, че всички са на една и съща страница относно обезщетението, условията и реда.