Как да проведем среща с визуални помощни средства

Можете ефективно да ангажирате служители и клиенти на срещи, като имате на разположение визуални помагала, за да демонстрирате вашите точки и да съсредоточите вниманието им. Трудно е за някого да остане заинтересован, ако срещата се състои от един човек, който лекции надълго и нашироко по един предмет. Вместо това, проектирайте изображения, като диаграми, на екран или раздавайте привличащи вниманието флаери, за да фокусирате аудиторията си.

1

Въведете дневен ред за срещата, като ясно очертавате всяка тема, която трябва да се обхване, или всяка презентация, която трябва да се направи. Изпратете дневния ред по имейл на присъстващите ден или два предварително и имайте хартиени копия, които да разпространите в началото на срещата. Дневният ред ще ви помогне да поддържате срещата в правилната посока.

2

Създайте слайдшоу, което да придружава всички презентации, които правите по време на срещата. Използвайте графики, които ясно показват данните, за които ще говорите с присъстващите. Например, ако обсъждате броя продажби, които вашият магазин прави всеки месец, създайте стълбовидна диаграма, която изобразява продажбите месец по месец.

3

Направете раздавания на същите визуални помагала, които показвате със слайдовете, и ги разпространете по време на срещата. Присъстващите могат да правят бележки направо на раздаващия материал, след което лесно да препращат информацията по-късно.

4

Използвайте бележник или бяла дъска, за да обмисляте идеи по време на срещата. Помолете един човек да бъде писар и му подайте маркер. Накарайте го да напише централната идея в средата на бележника или дъската, след което да нарисува линии, свързващи други идеи, които екипът измисля. Вашата работа е да ръководите сесията на идеите и да поддържате нещата да се движат. В края на срещата направете снимка на дъската и изпратете изображението по имейл на присъстващите.

5

Използвайте видео, за да разберете вашите точки. Ако срещата ви е за преглед на обратната връзка с клиентите, пуснете видео с интервюта с клиенти или сесия на фокус група, така че вие ​​и вашите служители да можете ясно да разберете какво мислят хората. След това премислете нови начини да помогнете да отговорите на изискванията на клиентите. Ако оценявате нова рекламна кампания, пуснете видео с потенциални реклами и обсъдете коя от тях работи най-добре. Ако разработвате идеи за реклами, помислете за прожектиране на видеоклипове с реклами, които смятате, че са работили добре и накарайте екипа да обсъди плюсовете и минусите на всяка една.