Правила за етикет на бизнес имейли

Използването на имейл за комуникация за вашия бизнес може да бъде удобно, икономично и бързо. В имейлите липсват езика на тялото и гласовите промени, които са необходими, за да се предаде правилно вашата гледна точка, така че има някои правила за етикет за бизнес имейл, които трябва да следвате. Без правилната процедура за имейл, вашата гледна точка може да бъде разбрана погрешно и да причини проблем, който ще се нуждае от лична комуникация, за да се коригира.

Използвайте професионален език

Според Microsoft Midsize Business Center, най-добре е да избягвате жаргонен език и регионални разговори при изпращане на имейл. Трябва да използвате ясен бизнес език, който не може да бъде тълкуван погрешно. Използвайте кратки изречения на пряк език, които ще позволят на читателя да разбере значението ви, без да причинява погрешно тълкуване.

Структура

Използвайте същата граматична структура и структура на изреченията, които бихте използвали в стандартно бизнес писмо. Избягвайте да използвате „Интернет говори“, като „LOL“, за да се смеете на глас и не използвайте всички главни букви, за да подчертаете точка. Използването на всички главни букви е еквивалент на викане и се счита за грубо.

Бъдете кратки

Трябва да се използва имейл за предаване на бързо съобщение, като например потвърждение за доставка или настройка на среща. Бизнес имейл трябва да е кратък и да се състои от две или три кратки изречения. Ако има повече подробности за обсъждане по темата, посочете, че искате да обсъдите темата лично или по телефона.

Ред на тема

Използвайте тема, която дава съвсем кратко описание на имейла само с няколко думи, а също така включвайте името си в темата, така че получателят да знае от кого е имейлът. Ако не включите името си в темата, получателят може да изтрие имейла, мислейки, че е маркетингова публикация.

Използване на прикачени файлове

Прикачените файлове често се преглеждат чрез имейл филтри на фирмените сървъри. Но ако смятате, че трябва да добавите прикачен файл към служебен имейл, не забравяйте да споменете в края на имейла си, че има прикачен файл, и след това дайте кратко описание.

HTML съдържание

Много бюлетини за електронна поща използват HTML съдържание, за да създадат формат за имейла и да включват графики. За бизнес имейл, който изпращате на клиент или бизнес сътрудник, ще искате да избягвате използването на HTML съдържание. Някои програми за електронна поща блокират HTML съдържанието и резултатът може да направи вашия имейл объркващ за четене.