Какво трябва да се съхранява в досие на служител?

Наемането на служител не е лесна задача. Бизнесът трябва да се съобразява с държавните и федералните закони за заетостта, свързани не само с наемането и задържането на лица, но и с въпроси като воденето на досиета на служителите. Освен законовото задължение фирмите трябва да водят точни и актуални записи, това може да помогне за избягване на конфликти в бъдеще. Работодателят може да се позове на записите, ако възникнат проблеми, вместо да разчита на паметта или предположенията.

Основна информация и административни форми

Досиетата на персонала трябва да съдържат основна информация за служителя, неговите трудови задължения и данъчни форми. Елементите, които отговарят на това определение, включват автобиография на служителя, мотивационно писмо, молба за работа, препоръчителни писма и IRS формуляр W-4. Също така пазете административни формуляри, като например потвърждението на служителя, че е получил наръчник на служителя, официалната оферта за работа, ако има такава, и описание на служебните задължения на служителя.

Изпълнителни материали

Досиетата на служителите обикновено съдържат информация, свързана с това, когато служител печели повишение или получава друга форма на признание. И обратното също е вярно. Записите трябва да документират жалби, порицания или дисциплинарни действия, предприети срещу служителя от клиентите. В този раздел съхранявайте други материали, свързани с представянето на служителя, като периодични оценки, записи за присъствие и бележки, свързани с времената, когато вие и служителят сте се срещали, за да обсъдите въпроси.

Елементи, които не са включени

Работодателите трябва да пазят отделни файлове за поверителна информация. Особено безпокойство представляват медицинските досиета на служителите и документите, свързани със статута на гражданин на служителя, като формуляр I-9. Работодателят трябва да предприеме подходящи стъпки, за да гарантира, че поверителната информация остава защитена и не е достъпна за обща проверка.

Съвети за водене на записи

Всеки служител трябва да има отделен файл, а работодателят трябва да съхранява файловете на сигурно, заключено място. Компанията трябва да има процедури за периодичен преглед на файловете, така че работодателят да може да актуализира нова информация и да премахва старата информация, ако е необходимо. Бизнесът трябва да пази файловете, дори ако служителят напусне компанията. Държавните закони могат да имат специфични правила за запазване на записи; работодателите трябва да проверяват местните закони, преди да изхвърлят каквото и да било.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found