Етикет на факса
Изпращането на бизнес материали по факс стана до голяма степен компютъризирано, въпреки че правилата за етикет на бизнес комуникацията все още се прилагат. Това е да се осигури професионално представяне и вашите факсове да достигнат до желаните получатели, а поверителната информация да бъде поверителна. Етикетът на факса също помага да се установят вътрешни правила и насоки, които да помогнат за рационализиране на процеса на изпращане на факсове.
Идентификатори на изходящи факсове
Независимо дали изпращате факс по електронен път или чрез факс машина, всеки факс винаги трябва да бъде придружен от идентификационна информация. Това трябва да включва името и логото на вашата компания, информация за контакт и името на лицето, изпращащо факса. Включете също датата на предаване на факса, естеството и размера на прикачения файл и бележка, която посочва причината за факса.
Без спам
Не използвайте факс машината си за изпращане на спам или непоискани реклами - това само ще раздразни клиентите ви. Ограничете факсовете до искана информация и периодични актуализации на новини и поддържайте нежеланите факсове кратки - една или две страници най-много. По същия начин защитете номера на факса си, за да не получите спам. Това може да завърже вашата машина и хартия и мастило. Давайте номера на факса си само при необходимост и обезкуражавайте личния факс от служителите.
Защитете поверителната информация
Не задържайте курсора на мишката, когато другите изпращат факсове, и когато видите нов факс в тавата, извадете го, обърнете го, поставете го във входящата поща на получателя или го доставете лично. Това ще помогне за запазване на поверителността на личната информация. Приоритизирайте използването на факс машината, ако е необходимо, за да сте сигурни, че първо се покриват незабавните нужди от изпращане и получаване.
Регулирайте изпращането на факсове
Ако е възможно, поверете входящите и изходящите факсове на административен асистент, който може да даде приоритет на нуждите от факс и да гарантира, че документите ще стигнат там, където отиват. Това елиминира необходимостта служителите да чакат на опашка за факса, да проверяват редовно машината или жокея за положение. Наличието на един човек, отговорен за тази задача, може да рационализира операциите и да направи факса по-ефективен.
Кога не по факс
Не забравяйте, че факсовете имат потенциал да бъдат видени от повече очи, отколкото тези, принадлежащи на името на титулния лист. Не изпращайте по факс лична информация, като например записи на персонала или финансови данни на компанията, които могат да навредят в неподходящи ръце. Помислете за доставка през нощта или дори за охлювска поща за този тип данни.
