Как да управлявате и одитирате корпоративни карти за обществени поръчки

Общоприетият счетоводен принцип № 1 забранява на собствениците на малък бизнес да смесват лични и бизнес средства. Корпоративните карти за обществени поръчки - което за малкия бизнес е по-често бизнес кредитна карта - е решение, което предоставя предимства, освен гарантиране, че бизнесът спазва насоките на GAAP. Строгата политика за управление на кредитни карти, както редовните, така и случайните одити са жизненоважни, за да се гарантира, че издаването на поръчки или кредитни карти остава интелигентно бизнес решение.

Прилагане на превантивни контроли

Колкото повече бизнесът контролира това, което служителите могат и не могат да купуват с помощта на кредитни карти, толкова по-добре бизнесът ще може да управлява транзакции с кредитни карти. Започнете с установяване на контроли, които обезкуражават служителите да се опитват да използват визитна картичка за лична употреба. Работете с компанията за кредитни карти, за да забраните транзакции с авансови плащания и покупки в определени бизнеси, като магазин за алкохол, магазин за дрехи или киносалон. Задайте месечен лимит на разходите за всяка карта въз основа на разумно очакване на това, което служителите обикновено могат да харчат в съответствие с техните роли и задължения. Обърнете се към проверка за престъпност преди наемане или помислете за извършване на проверка преди да издадете нов или съществуващ служител на фирмена кредитна карта.

Обучавайте служители

Определете ясни очаквания чрез писмена политика за кредитни карти и осигурете официално обучение на служителите, преди да им издадете кредитни карти, както и ежегодно опреснително обучение. Политиката на кредитната карта трябва да идентифицира кой има право да получи фирмена кредитна карта, да дефинира отговорностите, свързани с използването на картата, и да очертае бизнес политиката относно злоупотребата с кредитни карти. Указанията за допустимост могат например да заявят, че служител, притежаващ карта, трябва да я предаде, ако служителят е настанен в програма за коригиращи действия по причина, свързана с изпълнението. Отговорностите могат да включват упълномощаване на покупката и да очертаят процеса на предаване на разписка на кредитна карта. Предоставете на всеки служител копие от полицата и изискайте всеки да подпише своята карта след завършване на първоначалното или опреснителното обучение.

Месечен преглед на акаунта

Провеждайте ежемесечен одит на използването на кредитни карти, като съгласувате месечните извлечения на кредитни карти скоро след получаването им. Проверете баланса на всяка карта и сравнете разписките, които служителите предават, с тези на извлечението по кредитната карта. Фокусирайте се конкретно върху датата и часа, закупения артикул или артикулите и дали покупката е била разрешена. След съгласуване на всеки отделен акаунт, генерирайте месечен отчет, който идентифицира тенденциите на разходите, изразходвани суми според търговеца и всички червени знамена, които могат да показват опит за измама с кредитни карти.

Следствен одит

Разследвайте всякакви необичайни сделки с висока стойност или неразрешени транзакции, разкрити при ежемесечен одит на сметката, като извършвате разследващ одит. В някои случаи това може да изисква само от служител да предостави по-подробно обяснение на транзакция или причината за бизнес покупка. В други случаи, например когато служител е заподозрян в нарушаване на политиката на кредитната карта, може да се наложи по-подробен одит. Подробен одит или разследване на измама започва чрез определяне кой е поискал или разрешил транзакцията и събиране на информация като текущото местоположение на артикула. След това интервюирайте служителя на картодържателя, ръководителя на отдела и, ако е възможно, продавача или търговеца, за да получите повече подробности за покупката.