Предизвикателствата на бизнес имейл комуникацията

Днес бизнес мениджърите редовно комуникират със своите служители, клиенти и други заинтересовани страни по имейл. Докато комуникацията по имейл е бърза и може лесно да бъде изпратена от компютър, телефон или друго мобилно устройство, мениджърите осъждат имейлите за предизвикателства, които медиумът поставя в големи и малки компании.

Ефекти

Изпращането на имейл съобщение не е като изпращането на запечатан плик чрез пощенската услуга. Комуникациите на хартия са много по-малко склонни да бъдат прочетени от някой, за когото съобщението не е предназначено. Това не е вярно за имейла, който може да бъде препратен от получателя до когото реши. Предизвикателството за всеки бизнес човек е да мисли ясно върху съдържанието на имейл съобщението, което ще изпрати, и неволните последици от информацията, която се озовава в грешната кутия.

Времеви обхват

Понякога имейл съобщението се запушва в „системата“ и не се доставя в продължение на часове или понякога дори дни от момента на изпращането му. Очаквате почти моментална доставка, но това не винаги е така. Точното щамповане на дата и час може да облекчи част от този проблем. Но също така е важно да се прецени в каква часова зона се намира пощенският сървър и колко идиотоустойчив е механизмът за изпращане.

Съображения

Имейлът е създаден, за да подобри комуникацията, като я направи по-бърза и по-важна. Но отпечатването на имейл съобщения на фирмения принтер побеждава тази цел. Офисът без хартия е много далеч, ако твърде много служители настояват да запазят хартиени файлове с всички имейл съобщения, които изпращат или получават.

Внимание

Имейлът улесни мързела. Въпреки че има очевидна ефективност, която може да се постигне чрез използване на имейл, уверете се, че вашият екип по продажбите не използва имейл като патерица. Няма нищо като топла лична среща, която да приключи продажбата или да направи убедително представяне за потенциален клиент.

Експертна прозрение

Точно както хората, занимаващи се с продажби, трябва да бъдат лично пред клиентите, мениджърите също трябва да поддържат лична връзка със служителите, отбелязва Шон Смит от Next Level Consulting, базиран в Ню Йорк консултант за развиващ се бизнес. Прекалено лесно е за мениджърите да седят в затворени офиси и да изпращат имейли на служители, без да говорят с тях един на един. Дори най-кратката комуникация по имейл ще се нуждае от разяснения от някои служители.